Os cinco problemas mais comuns do Planejamento baseado em Planilhas

Provavelmente, as planilhas eletrônicas são as ferramentas mais utilizadas pelas empresas para o seu planejamento financeiro, não importando seu porte ou segmento de atuação.

Mesmo com profissionais muito comprometidos com a atividade de planejamento, tentar implementar um bom modelo e uma metodologia baseada exclusivamente no uso de planilhas pode ser ineficaz e frustrante.

1. O Planejamento em Planilhas é frágil e inflexível
Planilhas grandes e complexas são um desafio até mesmo para o seu criador. Uma vez construídas, torna-se muitas vezes impossível alterar sua estrutura. Qualquer mudança mais complexa no negócio vai ocasionar uma tremenda dor de cabeça para ser corretamente representada em um conjunto de planilhas já existentes, interligadas e cheias de macros. Neste processo, não é incomum que se corrompam fórmulas e se apaguem premissas essenciais, causando perda de integridade dos dados. Facilmente esta atividade vai consumir centenas de horas de trabalho de profissionais especializados.

2. O Planejamento em Planilhas não é colaborativo
Enviar e receber planilhas dentro da hierarquia de uma grande empresa é desafiador. Mesmo com ferramentas de proteção de células, não é incomum que erros sejam inseridos e replicados ao longo da cadeia, somente sendo identificados ao final do processo, se forem. É inegável que o Excel é uma excelente ferramenta de produtividade pessoal e que revolucionou a forma como interagimos com o negócio. Porém, ele não foi concebido como uma ferramenta de uso colaborativo.

3. O Planejamento em Planilhas sobrecarrega as pessoas
Processos de planejamento ancorados em conjuntos de planilhas é uma grande fonte de sobrecarga e consequente frustração das pessoas envolvidas. O intenso vai-e-vem de planilhas, controle de datas e versões, além da atenção necessária para a consolidação das alterações recebidas e dos motivos das alterações efetuadas, proporciona uma brutal carga de trabalho para os responsáveis.

4. O Planejamento em Planilhas não se integra aos sistemas da empresa
Processos baseados em planilhas demandam malabarismos enormes para a necessária integração com os dados da empresa, armazenados nos seus sistemas transacionais. Macros e Rotinas de Carga tornam-se rapidamente um ecossistema isolado e que demanda o olhar de especialistas e investimentos com manutenção. A alternativa a isso acaba sendo a inserção de dados de forma manual, com a possibilidade de se criar e replicar todo tipo de erro, corrompendo o processo.

5. O Planejamento em Planilhas dificulta a mudança de rumos
Soluções de Planejamento Financeiro baseadas em planilhas acabam por determinar uma menor importância ao processo dentro da empresa. Por necessitar de um ciclo muito longo para sua consolidação, o excesso de planilhas oferece pouco tempo para modelagens, simulações e análises, onde o talento dos gestores deveria estar empregado. Nas empresas que desenvolvem seu processo de Planejamento Financeiro apenas com o uso de planilhas, o produto final muitas vezes acaba sendo somente uma projeção baseada nos resultados do ano anterior, com alguns poucos ajustes nas receitas e despesas, o que pode oferecer uma ideia equivocada quanto ao desempenho da empresa e negligenciar o nível de comprometimento das metas.

Tudo isso representa para o negócio uma natural incapacidade de refletir rapidamente as mudanças do mercado no seu modelo e – com isso – realizar rapidamente as mudanças de curso que se fizerem necessárias.

Conclusão
Planilhas são ferramentas poderosas e de fácil entendimento. No entanto, o Planejamento Financeiro exclusivamente baseado em planilhas apresenta uma boa dose de problemas. Felizmente, as melhores ferramentas de Planejamento Financeiro do mercado são integradas ao Excel e permitem que seus usuários trabalhem de forma produtiva, íntegra e que agrega valor ao processo.

Sobre Antonio Dutra Jr

Antônio Dutra Junior é natural de Porto Alegre. Já trabalhou em desenvolvimento de software, foi instrutor, analista de sistemas, consultor de empresas e CIO. Atualmente é Vice-presidente da Sysphera.

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